Münster (ots) –
Kosten senken über optimale Geschäftsprozesse
Regionalbanken setzen Prozessmanagement gezielt und flächendeckend ein / Prozessteams entscheiden über Erfolg / Unternehmenskultur bleibt zentraler Faktor
Die deutschen Regionalbanken haben ihr Prozessmanagement seit 2019 kontinuierlich ausgebaut und damit erhebliche Potenziale in ihren Organisationen gehoben. In den letzten drei Jahren haben auf diese Weise knapp 90 Prozent der Sparkassen und Genossenschaftsbanken in Deutschland ihre Geschäftsprozesse optimiert und Kosten über Standardisierungen, Automatisierungen sowie die generelle Optimierung von internen Prozessen gesenkt. Jetzt stehen die Institute vor der Herausforderung, funktionierende Prozessteams zu bilden und diese fortlaufend zu stärken, kontinuierlich Verbesserungen vornehmen sowie ihre Mitarbeitenden bei der Umsetzung des Prozessmanagements besser einzubinden – ein Themenfeld, in dem viele Institute offensichtlich noch Nachholbedarf haben.
Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie der Strategie,- IT und Managementberatung zeb. Das Beratungshaus hatte Ende des Jahres 2022 zum zweiten Mal nach dem Jahr 2019 untersucht, wie es aktuell um den Stand des Prozessmanagements in Regionalbanken bestellt ist und ausgewählte Institute dazu befragt, welche Ziele sie konkret verfolgen und wie der Status quo hinsichtlich Prozesscontrolling und -automatisierung aussieht.
Sandra Douqué, zeb-Partnerin und Mitautorin der Studie: „Das Prozessmanagement bleibt ein Topthema innerhalb der Führungsteams von Regionalbanken. Wird es professionell umgesetzt, leistet es einen wichtigen Beitrag zur Erreichung von Kostenzielen. Durch Standardisierung, Digitalisierung und Automatisierung wird die Prozesseffizienz weiter erhöht. Voraussetzung dafür ist allerdings eine strategische Verankerung in der eigenen Führungsstruktur. Gutes Prozessmanagement ist eine umfassende Herausforderung für das Management, die Schritt für Schritt im Rahmen einer fortlaufenden Agenda wirkungsvoll abgearbeitet werden sollte.“
Die zeb-Studie weist im Einzelnen nach, dass sich das Prozessmanagement in Regionalbanken in den letzten drei Jahren erheblich weiterentwickelt hat. Standen 2019 zum Erhebungszeitpunkt der ersten Prozessmanagement-Studie vor allem Fragen nach der richtigen Implementierung von Governance im Vordergrund, ist das Management von Bankprozessen inzwischen ein integraler Bestandteil der Regionalbank-Organisationen geworden. Viele Synergie- und
Kostenpotenziale wurden gehoben. Ende 2022 beziehen sich die operativen Herausforderungen auf die gezielte Weiterentwicklung und Anpassung des Prozessmanagements sowie dessen nachhaltige und wirkungsvolle Umsetzung in den Kreditinstituten.
Prozessteams entscheiden über Erfolg
Die Studie zeigt zudem, wie wichtig gut organisierte Teams für den Erfolg des Prozessmanagements sind. So führt die Konzentration der Aufgaben in einer eigenständigen Abteilung zu besseren Ergebnissen. Zentrale Erfolgsfaktoren sind die Struktur der Organisation, ein realistischer Ressourceneinsatz sowie die strategische Verankerung in der Gesamtbanksteuerung. Institute, die dies berücksichtigen, haben eine deutlich höhere Zielerreichungsquote als Institute ohne eine solche Organisationseinheit. Aktuell ist in jedem dritten Haus eine entsprechende Abteilung etabliert.
Seit der letzten zeb-Prozessmanagementstudie gestiegen ist die Zahl der Prozessmanager/ innen. Gaben 2019 noch 57 Prozent Institute an, diese Spezialisten einzusetzen, liegt die Zahl Ende 2022 bei 80 Prozent. Zudem setzt jetzt die Hälfte der Institute Prozessteams ein, die idealerweise aus drei bis fünf Personen bestehen. Dadurch verkürzen sich Entscheidungs- und Umsetzungswege. Optimierungen können effizienter durchgeführt werden, da Praktikerinnen und Praktiker, die operativ erfahren sind und wichtige Problemstellungen kennen, von der Konzeption bis zur Implementierung in der Verantwortung stehen.
Pascal Pommerening, Senior Consultant bei zeb und Mitautor der Studie: „Fehlende Definitionen von Rollen und Aufgaben sind oft die Ursache dafür, dass der große Prozessmanagementerfolg ausbleibt. Entscheidend ist, Verantwortungsgefühl bei Rollentragenden zu schaffen, insbesondere bei Prozessverantwortlichen. Ohne differenzierte Rollenverteilung und feste Ansprechpersonen sind künftige prozessuale Herausforderungen kaum mehr zu bewältigen.“
Prozesse fortwährend im Blick halten
Die aktuelle zeb-Studie ergab außerdem einen merklichen Unterschied zwischen Genossenschaftsbanken und Sparkassen beim Einsatz von Standardprozessen in den eigenen Organisationen. So greifen Sparkassen zu 97 Prozent auf ihre zentralen IT-Dienstleister zurück. Genossenschaftsbanken fahren hier einen deutlich individuelleren Ansatz. Nur 9 Prozent von ihnen glauben, dass das Prozessmanagement in fünf Jahren keine bedeutende Rolle mehr spielt, da die Prozesse zentral durch ihre IT-Dienstleister bereitgestellt werden.
Nichtsdestotrotz bleibt Prozessmanagement vor Ort sowohl in Genossenschaftsbanken als auch in Sparkassen wichtig. Nach Ansicht der Studienautoren wird es durch das Bereitstellen von Prozessen über IT-Dienstleister nicht abgelöst und weiterhin eine bedeutende Rolle spielen, nur verändern sich die Anforderungen. Dabei ist den Instituten die Zukunft der eigenen Prozessausgestaltung noch weitegehend unklar. Nicht einmal jeder zweiten Regionalbank ist die künftige Ausrichtung der eigenen Prozesse bekannt. Fast alle sehen einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess als wichtig an – trotzdem prüft der Großteil der Institute die eigenen Prozesse bisher nur unregelmäßig.
Marc Miedek, Manager bei zeb und Mitautor der Studie: „Eine Bank sollte die eigenen Prozesse fortwährend im Blick behalten, denn diese sind niemals abgeschlossen. Produktweiterentwicklungen, neue regulatorische Anforderungen, andere Kundenbedürfnisse oder der Wandel der technischen Rahmenbedingungen führen ständig zu Änderungsbedarf. Nur regelmäßige Anpassungen schaffen eine nachhaltige Kosteneffizienz – das eigentliche Zielbild eines gut umgesetzten Prozessmanagements. Bleiben Prozesse länger als zwei Jahre unbeachtet, wird eine Neuerhebung notwendig und Änderungen werden von technischen Entwicklungen überholt.“
Das Potenzial einer intelligenten Automatisierung ist erkannt
Die zeb-Studie ergab zudem, nahezu alle Genossenschaftsbanken haben das Potenzial einer intelligenten Automatisierung klar im Blick. So hat mehr als die Hälfte der Befragten bereits Projekte in diesem Bereich gestartet. Die überwiegende Mehrheit der Banken setzt zunächst auf Robotic Process Automation (RPA). Immerhin 6 Prozent der Genossenschaftsbanken verwenden RPA in Kombination mit künstlicher Intelligenz (KI).
Johannes Albrecht, Senior Manager und Mitautor der Studie: „Der gezielte Einsatz von Robotics und künstlicher Intelligenz hebt Effizienzpotenziale. Mitarbeitende können sich auf wertschöpfende und qualifizierte Tätigkeiten konzentrieren. Dafür sind allerdings bei vielen Instituten nicht unerhebliche Investitionen in Ressourcen und eigene Programmierende erforderlich – wie immer, wenn es darum geht, neue Wettbewerbsvorteile zu erringen.“
Unternehmenskultur bleibt zentraler Faktor
Das Betreiben von Prozessmanagement ist nach Ansicht der Studienautoren immer auch ein Kulturthema. Wo Arbeitsläufe verändert werden, Kompetenzen wandern und Führungskräfte Verantwortlichkeiten abgeben, sind gute Kommunikation und Partizipationsmöglichkeiten erforderlich. Doch gelebte Praxis ist das nur in weniger als der Hälfte der befragten Institute. Die Autoren erkennen deshalb große Baustellen im Aktionsfeld Unternehmenskultur. Tatsächlich geben aktuell nur 15 Prozent der Befragten an, dass in ihrem Institut eine entsprechende Kultur vorhanden ist, die Veränderungen befördert.
Sandra Lübke, zeb-Managerin und Mitautorin der Studie: „Der Erfolg des Prozessmanagements hängt am Ende von den Menschen ab. Es bedarf einer Unternehmenskultur, die Veränderungen fördert, aber ebenso eine fachübergreifende Zusammenarbeit. Prozesskultur wird durch Partizipation geschaffen. Mitarbeitende müssen die reelle Chance haben, sich zu beteiligen, sonst werden viele Anstrengungen im Rahmen der Ausrichtung des Prozessmanagements letztlich erfolglos sein.“
Weitere Details zur zeb Prozessmanagement-Studie sind abrufbar auf unserer Webseite (https://zeb-consulting.com/de-DE/publikationen/prozessmanagement-studie-2023).
Pressekontakt:
Franz-Josef Reuter
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Quelle: ots
