Speyer (ots) –
Als Steuerberater ist es von großer Bedeutung, eine ausreichende Liquiditätsreserve zu haben. Sinnvoll sind mindestens drei Monate Liquidität als Puffer, um unter anderem Betriebskosten, aber auch unerwartete Ausgaben und finanzielle Engpässe zu decken. Die aktuelle Marktlage zeigt allerdings, dass immer mehr Kanzleien Schwierigkeiten haben, ihre laufenden Kosten zu decken und gleichzeitig genügend Kapital für Investitionen bereitzustellen.
Kostentreiber sind vor allem die Gehälter, die in den letzten Jahren regelrecht explodiert sind, aber natürlich auch die allgemeine Preisentwicklung, die zu immer höheren Ausgaben führt. Fehlt es an Liquidität, schaut der Kanzleiinhaber ständig auf sein Konto. Schließlich ist er darauf angewiesen, dass bestimmte Zahlungen eingehen, um laufende Verbindlichkeiten zu decken – eine angespannte Situation für alle in der Kanzlei. Nachfolgend erfahren Sie 3 Gründe, die ausschlaggebend für Liquiditätsprobleme in Kanzleien sind.
1. Abrechnungsstau
Liquidität setzt grundsätzlich erst einmal voraus, dass Zahlungen eingehen. Dazu müssen Leistungen zeitnah in Rechnung gestellt und vom Mandanten bezahlt werden. In der Praxis gestaltet sich dies jedoch oftmals schwierig, da viele Kanzleien erst abrechnen, sobald eine Leistung vollständig erbracht wurde. Gerade bei komplexen Leistungen ist dies problematisch, da diese mit einem entsprechenden Zeitaufwand verbunden sind und der Steuerberater nicht selten Feedback von Mandanten abwarten muss. Kommt dieses Feedback nicht, schieben viele Kanzleien die Fertigstellung der Leistung – und damit auch deren Fakturierung – auf, bis der Mandant sich von selbst meldet oder die Frist in bedrohliche Nähe rückt. Um das zu verhindern, bieten sich Abschlagsrechnungen an.
Es kann jedoch noch schlimmer kommen: Selbst wenn die Leistung vollständig erbracht ist, vergehen bis zur Fakturierung häufig einige Wochen. Betroffene Kanzleileitungen geben in diesem Kontext in aller Regel an, dass sie zeitlich schlichtweg nicht dazu kämen, sich um die Rechnungsschreibung zu kümmern. Die Kosten laufen aber unaufhörlich weiter. Wichtig ist deshalb, dass alle in der Kanzlei dafür sensibilisiert werden, dass Aktivitäten, die Geld bringen, immer Priorität genießen sollten. Dies gilt insbesondere für die Rechnungsschreibung.
2. Schlechte Mandantenstruktur und niedrige Honorare
Rechnungen sind jedoch nur eine Seite der Medaille. Leidet ein Mandant selbst unter finanziellen Engpässen, ist bei ihm nicht nur wenig zu holen, sondern es erhöht sich auch das Risiko, dass er Rechnungen nicht oder nur stark verspätet bezahlt. Zudem setzen viele Steuerberater ihre Honorare zu niedrig an. Leistungen werden also häufig noch immer zu Preisen angeboten, die dem damit verbundenen Aufwand und vor allem dem Wert der erbrachten Leistung nicht gerecht werden.
Um diesen Missstand zu beseitigen, müssen Kanzleien drei Maßnahmen ergreifen: Zunächst sollten sie flächendeckend das SEPA-Lastschriftverfahren als Standard für die Bezahlung einführen. In Verbindung damit sollte auch die Mandantenstruktur aufgeräumt werden: Insbesondere von Mandanten, die Rechnungen regelmäßig erst nach mehrmaliger Aufforderung bezahlen, sollte man sich schnellstens trennen. Zuletzt sind auch Honorarerhöhungen durchaus angebracht, da angesichts der steigenden Personal- und Betriebskosten sonst immer weniger für die Kanzlei und ihren Inhaber übrig bleibt.
3. Private Verbindlichkeiten
Nicht zuletzt ist überraschend oft der Inhaber selbst für einen Teil der Liquiditätsprobleme seiner Kanzlei verantwortlich. In Fällen, in denen die Kanzlei von einem anderen Steuerberater übernommen wird, kommt es besonders häufig vor, dass der neue Eigentümer ein Darlehen aufnehmen muss. Als würden die monatlichen Raten nicht ohnehin schon wichtige Liquidität entziehen, wird hier häufig aus einem falschen Ehrgeiz heraus viel zu schnell getilgt. In der Folge können sich viele Steuerberater dann sinnvolle Investitionen nicht leisten oder nehmen unlukrative Aufträge an, weil die Bank im Nacken sitzt. Kommen dann noch weitere Ausgaben wie die Finanzierung privater Immobilien oder ein extravaganter Lebensstil hinzu, fehlen der Kanzlei schnell mehrere tausend Euro pro Monat.
Um das Risiko finanzieller Probleme durch Privatentnahmen zu minimieren, sollten Inhaber daher von vornherein überlegen, welche Verbindlichkeiten sie überhaupt eingehen. Muss beispielsweise für die sofortige Übernahme der Kanzlei ein Darlehen aufgenommen werden, sollten weniger dringende Ausgaben lieber warten, bis Liquidität und finanzielle Stabilität der Kanzlei dauerhaft gesichert sind. Zu diesem Zeitpunkt fällt es erheblich leichter, Geld auszuzahlen, ohne dass die Kanzlei finanziell in Bedrängnis gerät.
Über Michael Wohlfart:
Michael Wohlfart ist Kanzleiberater und – gemeinsam mit Bastian Schoder – einer der beiden Geschäftsführer der Kanzleibooster GmbH. Die Experten unterstützen zusammen mit ihrem Team Steuerberater dabei, ihre Kanzlei entspannter zu führen, ohne hierfür mehr Personal einstellen zu müssen. So haben sie bereits über 250 Kanzleien dabei geholfen, die Kanzleileitung deutlich zu entlasten, die Produktivität zu steigern und die Mandantenstruktur signifikant zu verbessern. Mehr Informationen dazu unter: https://kanzleibooster.de/
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