Hannover (ots) –
Der digitale Wandel betrifft auch das Handwerk und jeder zweite Betrieb setzt mittlerweile digitale Lösungen ein. In allen anderen Firmen beschränkt sich die Digitalisierung aber häufig auf ein Mail-Postfach – und das reicht nicht mehr.
„Digitalisierung im Handwerk ist eine Daueraufgabe. Es bedeutet nicht, einmal zu investieren und sich danach nicht mehr darum zu kümmern“, sagt Marvin Flenche. Er berät deutschlandweit Handwerksunternehmen und sieht täglich, in welchen Bereichen die Betriebe dringend digital aufstocken müssen. Gerne verrät er in diesem Artikel zehn Tätigkeiten, die jeder Handwerksbetrieb noch dieses Jahr digitalisieren sollte.
1. Montageübersicht
Nach wie vor stecken Dokumentationen allzu oft in einer physischen Mappe. Diese ist dann plötzlich verschwunden oder es fließt Kaffee darüber. Ein weiteres Problem entsteht, wenn der Kunde im Büro anruft, die Mappe aber gerade beim Monteur ist. Besser ist es also, die Montageübersicht zu digitalisieren. Dann kann sie von jedem Mitarbeiter bei Bedarf abgerufen werden und geht nicht verloren.
2. Terminbuchung
Wenn der Kunde einen Termin über ein Tool online vereinbaren kann, spart er den Anruf im Büro. Dies ist nicht nur für den Kunden bequemer, auch das Office hat Vorteile. Niemand wird in der Arbeit abgehalten und die Aufträge können automatisch an den nächsten verfügbaren Monteur übermittelt werden.
3. Zeiterfassung
Die digitale Zeiterfassung hat mehrere Vorteile. Es müssen keine Stundenzettel geschrieben werden, die dann zum Wochenende aufwendig eingesammelt werden. Zudem vermeidet der Unternehmer so, dass bei der Abrechnung der Stunden betrogen oder manipuliert wird.
4. Liquiditätsplanung
Die Messung der Liquidität über den Kontostand reicht nicht aus. Vielmehr ist eine Übersicht über die Art und Höhe der Einnahmen sowie der Ausgaben nötig. Diese lässt eine Planung für die kommenden Monate zu. Zu den Ausgaben gehören auch die Steuern. So können auch Krisen besser überschaut und den Auswirkungen begegnet werden.
5. Einführung eines CRM
Customer-Relationship-Management-Systeme schaffen einen Überblick über die Kontakte, die Inhalte und Vorgänge zu jedem einzelnen Kunden. Der Vorteil ist, dass im Service jeder Mitarbeiter aussagekräftig ist, auch wenn der eigentliche Bearbeiter gerade nicht im Büro ist.
6. Angebotserstellung
Für diese Aufgabe gibt es verschiedene Tools. Sie ermöglichen, Standardprodukte und -tätigkeiten schnell einzufügen. So kann ein Angebot schnell erstellt und bei Bedarf geändert werden.
7. Rechnungslegung und Mahnwesen
Auch diese Aufgaben sind automatisierbar. Niemand muss heute noch Rechnungen per Hand erstellen. Mahnungen lassen sich automatisch auslösen. Dabei können Kunden sogar unterschiedlich priorisiert werden, sodass Stammkunden kulanter behandelt werden können.
8. Kommunikation zwischen den Abteilungen
Ein Meeting am Morgen, bei dem alle Mitarbeiter anwesend sein müssen, ist heute überflüssig. Dafür gibt es verschiedene Kommunikationstools. WhatsApp ist wegen der Datensicherheit eher nicht geeignet. Digitale Kommunikationsmöglichkeiten bietet zum Beispiel moderne Baustellensoftware. So hat man viele wichtige Funktionen in einem Programm.
9. Abnahmeprotokoll
Durch die Digitalisierung kommt in den Ablauf eine Systematik. Alle Dokumente können hochgeladen werden und sind so an einem Ort verfügbar.
10. Buchhaltung
Die Buchhaltung enthält auch das Rechnungswesen. Früher haben Mitarbeiter alle Eingangsrechnungen zusammengesucht und abgeheftet. Damit brachten sie manchmal bis zu zwei Tagen zu. Heute werden die Rechnungen über Tools erfasst, was den Aufwand auf eine halbe Stunde reduziert.
Über A&M Unternehmerberatung:
Marvin Flenche und Alexander Thieme sind Gründer der A&M Unternehmerberatung GmbH. Die Agentur hat sich auf Fachfirmen rund ums Haus spezialisiert und ermöglicht Unternehmen mithilfe von Onlinemarketing Planbarkeit und Wachstum durch mehr Kundenanfragen und qualifizierte Mitarbeiter. Mehr Informationen unter: https://www.am-beratung.de
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