Lampertheim (ots) –
Apotheken sind auch weiterhin vom anhaltenden Fachkräftemangel betroffen. Sie suchen nach der perfekten Lösung, finden aber nicht den richtigen Weg. Mara Maier und Nicolas Klose sind die Geschäftsführer der Klose Consulting GmbH und unterstützen Apotheken und Unternehmen aus dem Pharmabereich mit digitalen Strategien dabei, Unternehmensprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren sowie qualifiziertes Fachpersonal und Neukunden zu gewinnen. Hier erfahren Sie, wie Apotheken dem Fachkräftemangel begegnen können und welche Rolle dabei das Potenzial der eigenen Mitarbeiter spielt.
Zahlreiche Apothekeninhaber haben verstanden, dass sie aktiv werden müssen, um dem Fachkräftemangel zu begegnen. Doch trotz teilweise umfassender Bemühungen bleiben die Bewerbungen aus – interne Engpässe und die allgemeine Überlastung bestehenden Personals fallen so immer schwerer ins Gewicht. Was viele Apothekeninhaber allerdings übersehen, ist, dass die Entlastung nicht nur von außen kommen kann. Schließlich schlummert auch im eigenen Unternehmen und den bestehenden Fachkräften ein immenses Potenzial, das meist nur ungenügend ausgeschöpft wird. Grund dafür sind häufig fehlerhafte Prozesse und Systematisierungen, deren Optimierungen allerdings Zeit und Geld kosten – Ressourcen, die im Tagesgeschäft nur schwer aufzubringen sind. Umso wichtiger ist es, das Potenzial der Mitarbeiter voll auszuschöpfen. Das Problem dabei: Viele Apothekeninhaber gehen dieses Vorhaben meist unter der völlig falschen Prämisse an. „Unserer Erfahrung nach setzen viele Apothekeninhaber voraus, dass auch neue Mitarbeiter mit den an sie gestellten Anforderungen vertraut sind. Das betrifft sowohl den Umgang mit System als auch fachliche Komponenten. Dies entspricht jedoch selten der Realität. Wer weiterhin an dieser Ansicht festhält, setzt sich der Gefahr einer Abwärtsspirale aus: Diese zeigt sich in Chaos, Unzufriedenheit der Mitarbeiter und vermehrten Kündigungen. Im schlimmsten Fall sehen sich Inhaber gezwungen, ihre Apotheken zu schließen, da der Personalabgang den Zuwachs übersteigt“, mahnt Nicolas Klose, Geschäftsführer der Klose Consulting GmbH.
„Es ist nun an den Apothekeninhabern, umzudenken und die Mitarbeiter aktiv auf den eigenen Betrieb und die eigenen Systeme vorzubereiten“, ergänzt seine Geschäftspartnerin Mara Maier. „Die Lösung besteht in einem digitalen Schulungssystem auf Basis von Checklisten, Leitplanken und Co., das es Mitarbeitern ermöglicht, die Anforderungen im Betrieb auf effiziente Weise zu erlernen und sich so flexibel einzuarbeiten. Das mag im ersten Moment zwar mit einem Mehraufwand verbunden sein, ist letztlich aber eine effektive Methode, seine Prozesse trotz hektischen Tagesgeschäfts zu optimieren. Innerhalb weniger Wochen maximieren sie sowohl ihre Effizienz als auch ihre Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit – und das, ohne auf die Einstellung weiterer Kräfte angewiesen zu sein.“ Als Digitalisierungs- und Recruitingexperten haben sich Nicolas Klose und Mara Maier der Aufgabe verschrieben, Apotheken und Unternehmen aus dem Pharmabereich genau dabei zu helfen: Mithilfe digitaler Strategien unterstützen sie ihre Kunden dabei, Unternehmensprozesse zu optimieren und sowohl qualifizierte Fachkräfte als auch Neukunden anzuziehen. Auf diese Weise konnten sie bereits mehr als 300 Apotheken dabei helfen, ihre Personalsituation nachhaltig zu verbessern und ihre Performance erheblich zu steigern.
Einarbeitungsdefizite in Apotheken: Ursachen und Auswirkungen auf Mitarbeiter
Es gibt zahlreiche Gründe, warum Mitarbeiter bestimmte Vorgaben nicht erfüllen oder gewissen Anforderungen nicht gerecht werden. Wichtig dabei ist, nicht per se davon auszugehen, dass dies absichtlich erfolgt. Schließlich bringt jede Fachkraft einen persönlichen Hintergrund und individuelle Erfahrungswerte mit. „Nur weil sich die Prozesse und Systeme in Apotheken grundsätzlich ähneln, heißt das nicht, dass jeder Mitarbeiter von Tag eins an mit den neuen Gegebenheiten zurechtkommt“, erklärt Nicolas Klose. „Statt also gewisse Dinge einfach vorauszusetzen, ist es an den Apothekeninhabern, die Mitarbeiter möglichst schnell in die gleiche Richtung zu lenken.“
In der Praxis bedeutet das, für alle Mitarbeiter gleiche Voraussetzungen zu schaffen. „Aktuell versuchen die meisten Apotheken lediglich, ihren Einarbeitungsprozess sowie die Weiterbildung neuer oder bestehender Mitarbeiter durch ein Qualitätsmanagement-System (QMS) zu optimieren – und die Vorgänge dabei vor allem reibungsloser und effizienter zu gestalten“, erklärt Mara Maier. Hierbei kommt zudem häufig ein „Pate“, – möglicherweise ein erfahrener Mitarbeiter oder gar eine Führungskraft – ins Spiel, der dem neuen Mitarbeiter als Ansprechpartner für Rückfragen zur Verfügung steht. „Selbstverständlich ist eine Ansprechperson immer essenziell und sollte als erste Anlaufstelle immer gegeben sein. Für die grundsätzliche Einarbeitung findet sich hierin allerdings nicht die optimale Lösung“, so Nicolas Klose. Schließlich werden Mitarbeiter nicht nur von ihren eigentlichen Aufgaben abgezogen, was finanzielle und zeitliche Ressourcen bündelt, auch ist bei einer Einarbeitung durch einen Kollegen nicht gewährleistet, dass alle Informationen zu 100 Prozent korrekt weitergegeben werden. Der daraus resultierende Informationsverlust kann nicht nur zu Problemen im Betriebsablauf führen, sondern auch die Frustration bei den Mitarbeitern erhöhen.
Digitale Schulungsplattformen als Lösung
Um eine einheitliche Einarbeitung und Schulung der Mitarbeiter zu gewährleisten, sollten Apothekeninhaber sich moderner Maßnahmen bedienen. So ist es mit digitalen Schulungsplattformen nicht nur möglich, seine Mitarbeiter effizient und ressourcenschonend einzulernen, auch die Produktivität des Personals wird sich messbar erhöhen. Denn sobald die entsprechenden Grundlagen hierfür in Form von Schulungsinhalten geschaffen wurden, kann mit absoluter Sicherheit gesagt werden, dass und wann ihre Mitarbeiter die notwendigen Informationen erhalten haben. Apothekeninhabern ist es so möglich, den Fortschritt der Mitarbeiter zu messen und bei möglichem Optimierungsbedarf direkt einzugreifen. Darüber hinaus ist es dadurch nicht mehr notwendig, immer die gleichen Fragen zu beantworten, der Betriebsalltag wird weniger gestört und die Betriebsamkeit als Ganzes steigt.
Apothekeninhaber, die digitale Schulungsplattformen in ihren Betrieb integrieren, profitieren damit auf ganzer Linie: Indem sie für eine einheitliche Einarbeitung sorgen, werden nicht nur Fehler massiv reduziert, sondern auch bestehende Mitarbeiter entlastet, was zu einer allgemein gesteigerten Zufriedenheit führt. So gelingt es bei vielen, das Personalproblem intern zu lösen – und zwar durch das Ausschöpfen des Potenzials der eigenen Mitarbeiter – eine effiziente und ressourcenschonende Möglichkeit, die sich Apothekeninhaber heute nicht mehr entgehen lassen sollten.
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